Existem diversos motivos que justificam a utilização de um aplicativo ou software de Gerenciamento de Projetos, dentre os quais podem ser destacados:

• é a maneira mais eficaz e rápida de representar graficamente (Gantt e PERT) o projeto através de apresentações bem elaboradas e precisas;
• direciona a uma metodologia eficaz de planejamento, pois obriga a utilização de um método para o detalhamento de cada atividade;
• mostra automaticamente as inconsistências entre a execução do projeto e o que fora previsto pelo planejamento;
• auxilia o Gerente de Projetos na tomada de decisões relativas a prazos, custos e recursos; permite, de maneira muito rápida e eficiente, o cálculo do caminho crítico do empreendimento.

Softwares de Planejamento e Controle, não são meros fazedores de cronogramas, mas poderosíssimos gerenciadores de redes de planejamento. Aliás, os cronogramas são apenas um sub-produto dentre os diversos contidos em um aplicativo como o Project da Microsoft. Para o bom uso do aplicativo, não basta apenas o conhecimento dos menus, comandos e modos de exibição. É necessário um perfeito entendimento da extensão de suas possibilidades

No desenvolvimento do Projeto Polaris (1957), a Marinha Americana envolveu-se no gerenciamento de tantas tarefas, que viu-se na contingência de desenvolver um sistema que permitisse planejar, acompanhar, rastrear, programar e estipular prazos. Surgiu então o conhecido diagrama PERT (Program Evaluation and Review Technique), que tem sido valiosa ferramenta de planejamento.

Cedo percebeu-se a necessidade de criar sistemas informatizados que facilitassem a tarefa de planejar empreendimentos, mas só nos últimos anos esses sistemas tem se tornado suficientemente amigáveis e de custo acessível para a maioria das empresas. No entanto, raramente os usuários utilizam todo o potencial destes programas.

Assim, estas poderosas ferramentas acabam se transformando em sofisticados editores de cronogramas e relatórios, coloridos, bem impressos e de excelente aspecto visual, quando poderiam aportar muito mais.

Quando vamos executar uma obra, nossos técnicos detalham uma seqüência de atividades, atribuindo tempos, recursos, subdividindo e hierarquizando tarefas. Esta lista de atividades é o nosso primeiro input para o sistema. À cada tarefa podem ainda ser atribuídos custos, condicionantes, comentários especiais, interdependências, datas, metas, etc.

A partir dessa lista, que facilmente pode atingir quinhentas ou mais atividades, o software organiza as atividades na forma de cronograma. Mas, ao contrário dos cronogramas feitos à mão, em que não se visualiza as interdependências entre tarefas, o software mantém válidas todas as interdependências, estejam elas exibidas ou não no cronograma.

Desta forma, se uma determinada atividade tiver seu prazo ou datas de início e término alteradas, as demais atividades acompanham estas mudanças, mantendo a lógica da execução da obra.

Calculando de maneira rápida e precisa as datas mais cedo e mais tarde de cada evento, e as folgas de cada atividade, o programa nos permite identificar o caminho crítico e toda vez que, por força de mudanças na execução de atividades, este caminho crítico mudar, isto nos será claramente indicado.

Conhecido o prazo requerido de nossa obra, podemos adequar atividades no sentido de conseguirmos atingir o prazo estipulado, ou, havendo folga, alocar da melhor forma as tarefas ao longo desta.

Ao atribuirmos às atividades os recursos e custos correspondentes, podemos gerar um histograma de recursos associado ao cronograma, e a partir deste, nivelar os recursos.

Diferentemente de uma produção seriada, um empreendimento tem como característica a inconstância na utilização de recursos: há por exemplo fases da obra em que utilizamos mais serventes, em outras fases é a atividade de solda a mais freqüente, em outros momentos estaremos utilizando mecânicos, etc. Portanto, é normal que exista uma certa ociosidade. O nivelamento de recursos minimiza esta ociosidade, deslocando atividade dentro de suas respectivas folgas, de maneira a requerer um mínimo efetivo de pessoal para a execução.

Nivelados os recursos e alocados os custos pertinentes a cada recurso, obtém-se facilmente um orçamento econômico da obra, além da curva de avanço físico. A obtenção do orçamento pode ser facilitada pelo fato de que além das interdependências que resguardam a lógica de execução, as atividades podem ser agrupadas segundo a Estrutura Analítica de Projeto (EAP). Pronto o planejamento inicial, ao começar a obra teremos os relatórios de programação, discriminando por equipe as atividades a serem desenvolvidas naquele dia, semana ou mês, conforme a sua necessidade de programação. O retorno da programação, informando o cumprimento das atividades e os desvios em relação ao programado, nos permite obter a curva do avanço físico realizado, indicando a necessidade ou não de replanejar a obra e reprogramar as atividades, de forma a atender o prazo estipulado ou informando o novo prazo previsto para a conclusão dos serviços. É a etapa do Acompanhamento e Controle.

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